Ansatt slutter: sjekkliste for lederen
Når en ansatt slutter, må tilganger og utstyr håndteres riktig, både av hensyn til sikkerheten og for at bedriften skal beholde dataene sine. Meld fra til oss på support@digiserv.no eller 38 27 80 00 så tidlig som mulig, helst minst tre arbeidsdager før siste arbeidsdag.
Dette trenger vi å vite
- Navn og e-postadresse på den som slutter.
- Siste arbeidsdag.
- Om e-posten skal videresendes, til hvem og hvor lenge.
- Om kontoen skal deaktiveres eller slettes.
- Hvilke enheter som skal leveres inn.
Det vi gjør
Kontoer og tilganger: deaktiverer Microsoft 365-kontoen på siste arbeidsdag og logger ut alle aktive økter. Fjerner den ansatte fra grupper, delte postbokser, SharePoint, Teams og fagsystemer, og stenger VPN.
E-post etterpå: setter opp videresending til en kollega, gjerne i én til tre måneder, og en fraværsmelding som sier hvem som tar over. Vi avtaler en dato for sletting av postboksen.
Enheter: tilbakestiller PC og mobil, og avslutter eller overfører mobilabonnementet.
Lisenser: frigjør Microsoft 365-lisensen til neste ansatt, og fjerner andre lisenser som var knyttet til personen.
Det du gjør selv
- Ta imot PC, mobil, adgangskort og nøkler.
- Bytt passord på delte kontoer den ansatte hadde tilgang til.
- Spør i sluttsamtalen om det finnes passord lagret lokalt som bør overleveres, og om private enheter er brukt til jobb.
Greit å vite
Kontoen bør stenges nøyaktig på siste arbeidsdag: ikke før, så den ansatte får gjort jobben, og ikke etter, av hensyn til sikkerheten. Vi kan planlegge stengingen på forhånd. Husk også at bedriften skal slette personopplysninger om tidligere ansatte innen rimelig tid, med unntak for det regnskapsloven krever. Spør regnskapsføreren eller oss ved tvil.