Microsoft 365: fem innstillinger du bør sjekke i bedriften din

Microsoft 365 er sannsynligvis det verktøyet bedriften din bruker mest. E-post, Teams, OneDrive og Office er på plass fra dag én, men sikkerhet og orden kommer ikke av seg selv. Noen innstillinger må du skru på, og andre bør du sjekke at faktisk er på. Her er fem du bør ta tak i, og hva de krever av lisens.

1. Tofaktor for alle, ikke bare ledelsen

Microsoft oppgir at tofaktor og blokkering av gamle innloggingsmetoder stopper over 99,9 % av de vanligste angrepene mot brukerkontoer. Et stjålet passord er ikke nok når innloggingen også må bekreftes på mobilen.

Gjør dette: Sjekk at sikkerhetsstandardene (security defaults) er på i Microsoft Entra. De er gratis, og alle brukere må da registrere seg for tofaktor med Microsoft Authenticator. Kontoen din kan allerede ha dem på, men det bør du se etter. De sperrer også gamle innloggingsmetoder, så sjekk først om en eldre skriver eller et fagsystem sender e-post på den gamle måten.

2. Betinget tilgang: slipp inn riktig person fra riktig sted

Med betinget tilgang (Conditional Access) setter du egne regler for når en innlogging godtas. Du kan for eksempel avvise pålogging fra land bedriften aldri er i. Funksjonen følger med Microsoft 365 Business Premium, men ikke med Business Standard. Det er en av de beste grunnene til å oppgradere.

Gjør dette: Start med Microsofts ferdige maler i Entra. De opprettes i en testmodus, så du ser hva reglene ville gjort før du skrur dem på. Microsoft anbefaler to nødkontoer som holdes utenfor reglene, så du ikke låser deg selv ute. Sikkerhetsstandardene fra punkt 1 må skrus av når reglene tar over, siden de to ikke kan brukes samtidig.

3. Backup av OneDrive og SharePoint

Mange tror at filer i skyen er sikret av seg selv. Men slettede filer i OneDrive og SharePoint ligger bare i papirkurven i 93 dager. En mappe som ble slettet ved et uhell, eller et løsepengevirus som krypterer alt det får tak i, kan du oppdage for sent.

Gjør dette: Flytt Skrivebord, Dokumenter og Bilder på PC-ene til OneDrive. Microsoft kaller det Known Folder Move, og det kan rulles ut sentralt eller skrus på i OneDrive-innstillingene under Backup. Da er filene trygge om PC-en blir borte, men det beskytter ikke mot at noen sletter feil fil. Skal du kunne hente tilbake e-post og filer lenger tilbake i tid, trenger du en egen backup, for eksempel med Dropsuite.

4. Delte postbokser i stedet for delte passord

Adresser som post@, faktura@ og support@ bør ikke være en vanlig bruker som flere deler passordet til. En delt postboks trenger ingen egen lisens opp til 50 GB, og de ansatte åpner den med sin egen innlogging.

Gjør dette: Gjør om felles-adressene til delte postbokser, og gi tilgang til dem som trenger det. Microsoft anbefaler å holde pålogging blokkert på selve postbokskontoen. Slutter noen, fjerner du tilgangen uten å måtte bytte passord.

5. Litt orden i Teams

Teams vokser fort, og uten noen enkle regler blir det fort uklart hvem som eier hva, og hvor avtalen med kunden ligger.

Gjør dette: Gi hvert team minst to eiere, og lag en enkel navnestandard, for eksempel «Kunde – Navn» og «Prosjekt – Navn». Det krever ingen ekstra lisens. Med Business Premium kan du også la team uten aktivitet utløpe. Team som er i bruk, fornyes automatisk, eierne av de andre får varsel, og et slettet team kan hentes tilbake i 30 dager.

Derfor bør du vurdere Business Premium

Du ser kanskje mønsteret: betinget tilgang og utløp av team krever Business Premium. Sammenlignet med Business Standard får du også dette:

• Intune, som styrer PC-er og mobiler sentralt.
• Defender for Business, som beskytter PC-ene mot skadevare og angrep.
• Defender for Office 365, som gir ekstra beskyttelse mot phishing og farlige vedlegg i e-posten.
• Oppbevaringsregler, så filer i OneDrive og SharePoint kan tas vare på lenger enn papirkurvens 93 dager.

Det koster mer per bruker, men alt ligger i samme lisens. Bruker du Business Standard i dag, er dette det første vi ville sett på. Kjøper du lisensene gjennom oss, koster de det samme som direkte fra Microsoft.

Hva med Copilot?

Copilot er Microsofts AI-assistent i Word, Excel, Teams og Outlook. Om den er verdt pengene, avhenger av arbeidsdagen din. Men rydd i tilgangene først. Copilot viser bare innhold brukeren allerede har tilgang til, og det gjelder også alt som er delt for bredt.

Trenger du en hånd?

Alle fem punktene kan du sette opp selv, men innstillingene ligger spredt i flere administrasjonssentre. Vil du heller at noen andre setter det opp og holder det ved like, er det dette Microsoft 365-tjenesten vår handler om. Ta kontakt, så ser vi på oppsettet ditt sammen.